Vecteur majeur dans la stratégie commerciale de l’entreprise, l’optimisation des achats nécessite la mise en place d’une méthodologie de traitement des données, pour savoir qui achète quoi et à quel prix. Cette opération, appelée cartographie des achats, est préalable à toute action d’acquisition, elle vise à anticiper les besoins, prioriser les achats et les piloter d’une manière précise.
Qu’est-ce qu’une cartographie des achats ?
La cartographie des achats est une représentation graphique et organisée du portefeuille achats de l’entreprise, comprenant les clients, les fournisseurs et les consommations par segment de marché. C’est grâce à l’analyse de ce portefeuille que l’entreprise arrive à identifier les angles d’optimisation de sa stratégie d’achat.
Pour les responsables des achats, cette cartographie est une source précieuse d’informations, qui permet de mettre en place des nouvelles politiques, en fonction des données fournies. La cartographie est également utile pour les acheteurs, qui peuvent analyser les données et en déduire les volumes d’achat associés aux fournisseurs qui travaillent sur leurs segments, afin de mieux appréhender les besoins internes les plus récurrents.
Il s’agit d’une représentation numérique qui peut être obtenue à partir des données du système d’informations de l’entreprise. La cartographie affiche au responsable des achats la répartition des dépenses et leur volume global en fonction des segments de marché, des clients internes, des fournisseurs et des zones géographiques.
Pourquoi établir une cartographie des achats ?
L’extraction et l’analyse des données financières à partir d’informations comptables sont des tâches fastidieuses, qui ne peuvent être effectuées correctement sans une méthodologie claire. Pour appréhender d’une manière précise les perspectives d’optimisation du portefeuille d’achat, il est essentiel de disposer d’une vision claire sur les dépenses de l’entreprise.
La politique d’achat doit être bâtie selon une approche ordonnée et une analyse méthodique du portefeuille achat. Les données présentes sur la cartographie permettent de mesurer le volume d’achat global, de distinguer les segments de dépenses, et d’identifier les marchés les plus importants. Elles donnent également des informations précises sur les services consommateurs par typologie d’achat, ainsi que sur le degré d’attractivité de l’entreprise pour les fournisseurs.
D’un point de vue stratégique, la cartographie des achats permet aux décideurs de voir plus clair, et de prioriser les actions sur les marchés à fort potentiel de gain. La même démarche analytique réalisée sur les segments peut être dupliquée, aussi bien pour les fournisseurs que pour les clients internes.
En résumé, une cartographie des achats est un outil indispensable qui permet d’avoir une vision claire, simple et consolidée des dépenses, afin d’acheter de manière plus efficiente.
Comment cartographier les achats ?
Pour mettre en place une cartographie des achats, il est nécessaire de commencer par définir une arborescence des différentes familles d’achats. Dans le cadre d’une telle démarche, la direction achats doit impliquer le service financier et celui chargé des commandes publiques.
Chaque segment de marché doit être correctement identifié avec une nomenclature qui correspond à la réalité. L’arborescence ainsi définie est suivie par une extraction des données financières à partir du système comptable. Il s’agit d’une étape particulièrement complexe, car les informations comptables ne sont pas classées par segment d’achat, et certaines ne relèvent carrément pas de l’achat, comme par exemple les dépenses liées à des subventions.
Le responsable des achats doit donc effectuer un retraitement fastidieux et une formalisation des données financières extraites en données achats. De nombreuses entreprises n’hésitent pas à confier ces tâches laborieuses à des cabinets conseil achats spécialisés, car la complexité de ces tâches peut parfois constituer un frein à la mise en place d’une cartographie des achats.
L’élaboration d’une cartographie des achats revient à se poser les bonnes questions, à identifier les sources d’informations, à s’assurer que la classification est pertinente, et à définir les enjeux financiers.
Il faut en effet être le plus exhaustif possible en se posant les bonnes questions sur les spécifications des produits, les acheteurs, les fournisseurs, les prix, la fréquence ou les périodes d’achat, ainsi que les besoins liés à ces produits.
Par ailleurs, le responsable du service achat ou du cabinet de conseil doit identifier les sources à partir desquelles il peut collecter les informations, pour qu’elles soient les plus complètes possibles. Parmi ces sources on peut citer :
- L’ERP de l’entreprise, qui est son outil de gestion de production,
- Les comptes fournisseurs,
- La direction des approvisionnements,
- Les fiches techniques des produits,
- Les consommateurs ou utilisateurs,
- Le service production,
- Les commerciaux.
Il faut signaler que les fournisseurs constituent une source d’informations non négligeable, car ils sont capables de fournir des statistiques de ventes, des fiches techniques et des historiques précis.
Une fois toute cette masse de données collectée, il est important de les catégoriser selon trois niveaux de classifications : fonctionnelle, technologique et marché. Il faut ensuite s’assurer de la pertinence de cette classification, en fonction de l’homogénéité de chaque segment de marché, des caractéristiques géographiques du marché de l’offre, et de la possibilité de positionner un segment d’achat par rapport à la demande du marché.
Enfin, après avoir collecté les données et classifié les achats, la dernière étape de l’établissement de la cartographie des achats est de définir les enjeux financiers, en procédant à une hiérarchisation des informations. Cette opération consiste à évaluer les montants dépensés par segment de marché, et à trier les typologies en fonction du chiffre d’affaires.