Une bonne gestion de la logistique est un gage de réussite pour tout événement. Pour les organisateurs événementiels, il s’agit d’un travail à part qu’il ne faut surtout pas négliger. Afin qu’un événement soit un succès aux yeux des participants, beaucoup de préparatifs sont à faire. De nombreux détails doivent également être considérés. Décryptage.
La liste des matériels nécessaires pour un événement
Pour bien préparer un événement, il faut définir précisément son cadre et sa structure. En réalité, toutes les manifestations ne se ressemblent pas. Les préparatifs diffèrent donc d’un événement à un autre. Mais au niveau de la logistique, le cadre et la structure permettent de lister en amont les matériels nécessaires, ou du moins, les plus importants. Pour ce faire, il faut répondre à certaines questions, notamment le QUAND, le QUOI, le QUI, le COMBIEN et le OÙ. La première question répond à la date d’un événement, qui va donc servir de repère. L’idéal serait que tout soit prêt 24h avant le commencement.
C’est la deuxième question qui permet de savoir exactement le type d’équipement à utiliser, car elle donne la nature et l’objet d’un événement (exposition, foires, salon, spectacle…). Une première liste non exhaustive des matériels est établie. Avec la question QUI, la liste peut être modifiée. En effet, il faut tenir compte des cibles. Un matériel non adapté est synonyme d’échec dans l’événementiel. La question suivante concerne le nombre de participants. En fonction du type de manifestation, le nombre peut être fixe ou non. Quoi qu’il en soit, il vaut mieux disposer des équipements de rechange pour prévoir les différents imprévus. Enfin, pour réussir à gérer la logistique événementielle, la question OÙ permet de trouver la meilleure façon de transporter les matériels.
Le transport des matériels vers le lieu de l’événement
Dans la gestion logistique d’un événement, le transport n’est pas seulement le fait de déplacer les matériels vers le lieu de l’événement. Il s’agit de faire une planification et du stockage des contenants en fonction du type d’événement. En effet, le transport des matériels ne se réalise pas en un seul voyage. Les organisateurs doivent ainsi organiser le déplacement des différents équipements selon les besoins d’installation sur le site où a lieu l’événement. Pour cela, ils doivent fournir des instructions de transports formalisées aux chauffeurs afin que les colis arrivent à destination sans égratignure. Des manutentionnaires sont aussi nécessaires lors des déchargements.
L’organisation des transports de la logistique est une tâche fastidieuse, qui demande beaucoup de temps. Sans compter les risques de mauvaise manipulation en cours de route. C’est pour cela qu’il est recommandé de confier cette partie de l’organisation à un professionnel qualifié dans le domaine. Les organisateurs peuvent contacter une entreprise de transport spécialisé dans le transport des matériels événementiels. Elle dispose de véhicules équipés pour expédier avec soin les équipements. Ce type d’entreprise propose également des services de manutention proposés par un personnel bien formé. Les organisateurs peuvent ainsi se concentrer sur leurs activités principales. Toutefois, il est important de choisir un prestataire rigoureux et qui respecte bien les délais de livraison.