Dans la gestion du parc informatique dans l’entreprise tous les accessoires sont à prendre en compte. Les outils d’impression en font partie. En effet, l’impression représente une grande partie du budget informatique, soit environ 1 à 3% de son chiffre d’affaire.
Souvent négligé par les sociétés, le parc d’impression représente cependant l’un des sources de dépenses les plus considérables. Cela peut inclure les impressions, le cout de la location ou l’achat des équipements, la maintenance etc. Il est donc primordial d’opérer où une bonne gestion de son système d’impression.
Choisir des matériels adaptés aux besoins
Pour réaliser le plus d’économies, il est primordial de choisir des matériels qui correspondent aux besoins de l’entreprise. Il faut prendre plusieurs points en compte. Par exemple, dans le cas des imprimantes, il faut examiner si l’on a besoin d’un matériel multifonction qui permet de faire des impressions en couleur, un matériel à jet d’encre ou laser etc. Il faut prendre chaque équipe en considération ainsi que leur activité et la taille de la société. Le volume d’impression mensuel est aussi à analyser afin de choisir le bon matériel.
Si la société utilise une machine à affranchir, il faut également prendre les fonctionnalités dont on a besoin en compte. Par exemple, il faut analyser le nombre d’enveloppe que l’on doit affranchir à chaque mois ainsi que leur taille. Il est également utile de penser aux résultats que l’on souhaite avoir, notamment un affranchissement avec les logos de l’entreprise ou des flammes publicitaires.
Optimiser son parc d’impression
Pour mieux gérer le cout et les dépenses sur l’impression de la société, il est essentiel d’optimiser son parc d’impression. On peut opérer à cela en évitant de surstocker les consommables d’impression comme l’encre, les papiers ou les pièces de remplacement.
Il est également essentiel de n’utiliser qu’une seul interface utilisateur pour simplifier la prise en main lors des formations ou en cas de passage d’un modèle a un autre.
On doit aussi faire attention au suréquipement. Pourquoi ne pas choisir un seul matériel multifonction au lieu de plusieurs machines en surnombre ? Il existe des machines en surnombre ? Il existe des machines qui peuvent à la fois à faxer, imprimer, photocopier. Le mieux est de les privilégier.
Utiliser des accessoires de qualité
L’une des erreurs que plusieurs sociétés ont tendance à faire est de choisir des accessoires de mauvaise qualité au risque d’engendrer une panne. Cela peut aussi résulter à une qualité médiocre de l’impression qui donnera une mauvaise image à la société. Le mieux est de choisir des accessoires de qualité. Pour nos imprimantes, on peut par exemple opter pour une cartouche NEOPOST qui permet une meilleure qualité des impressions.
Les marques professionnelles proposent également de l’encre pour machine à affranchir de meilleure qualité. Certaines marques possèdent même leur propre marque d’accessoires. Il est également possible de faire ses achats dans des boutiques spécialisées ou sur les sites en ligne. On peut facilement trouver des consommables et des accessoires de qualité supérieure au meilleur prix.