La pratique du télétravail s’impose aujourd’hui comme une réalité incontournable, depuis que l’isolement et la distanciation sont devenus des éléments de protection, aussi bien pour soi que pour les autres. En effet, l’arrivée de la pandémie Covid19 a accéléré la mise en place de nouveaux modes de travail, fortement encouragés par le gouvernement, et auxquels les entreprises ont dû s’adapter rapidement.

Alors que le télétravail était adopté uniquement dans des situations très particulières, il est aujourd’hui en phase de devenir la règle et non plus l’exception. Pour les métiers qui s’y prêtent, cette nouvelle organisation a dû être mise en place très rapidement, ce qui a nécessité un accompagnement spécifique des salariés.

Grâce à un management adapté, et à l’utilisation d’outils collaboratifs performants, des milliers de travailleurs ont pu accomplir leurs activités professionnelles d’une manière correcte, tout en étant épanouis et productifs. En contrepartie, en travaillant depuis chez eux, dans un environnement pas toujours adapté, les salariés sont exposés à des risques psychosociaux liés à l’isolement. Les managers doivent alors les accompagner d’une manière optimale dans ce changement un peu brutal, survenu assez rapidement, et dans un contexte déjà fortement anxiogène.

En absence de formation préalable pour préparer les employés aux conditions du télétravail, il est essentiel pour les entreprises d’instaurer certaines mesures qui visent à améliorer l’implication des équipes et leur productivité.

Quelles sont les difficultés liées au télétravail ?

Dans le contexte actuel de pandémie Covid19, des milliers d’entreprises ont été forcées à se mettre au télétravail et à revoir leurs habitudes.

Les difficultés du télétravail sont associées à de nombreux facteurs tels que :

  • Le manque d’interactions et de supervision directe
  • La complexité de l’accès aux informations
  • L’isolement social
  • Les diverses distractions au domicile.

De nombreux salariés ont du mal à travailler sans être supervisés, soutenus ou aidés par leurs supérieurs hiérarchiques. Les travailleurs déplorent également les difficultés qu’ils ont à accéder à une information auprès des autres collaborateurs ou membres de l’équipe.

Par ailleurs, l’éloignement physique entre les collègues est susceptible d’engendrer des difficultés relationnelles à l’intérieur des équipes, ainsi qu’un sentiment de solitude, sans interactions sociales et sans conversations de bureau. Le sentiment d’isolement est certainement le principal frein à la réussite du télétravail, et il est mis en cause dans de nombreuses situations de stress ou de dépression.

En outre, pour disposer d’un environnement de travail favorable, les managers encouragent leurs collaborateurs à se ménager un espace dédié et à faire garder leurs enfants afin de ne pas être distraits. Toutefois, il n’est pas toujours possible de s’organiser correctement, et les contraintes familiales peuvent dans certains cas prendre le dessus sur le travail, ce qui risque de diminuer la productivité.

Instaurer une communication régulière

Pour accompagner au mieux les salariés qui travaillent depuis leur domicile, les managers sont tenus d’organiser des séances régulières d’échange, de fournir à leurs collaborateurs tous les moyens de communication nécessaires, et d’établir clairement le planning des réunions.

Les salariés doivent en effet travailler dans un cadre bien défini, avec des appels quotidiens de la part de leurs supérieurs, que ce soit d’une manière individuelle ou collective, lors de conférences d’équipe. Ces réunions à distance doivent être prévues et planifiées à l’avance, tout en offrant aux employés une occasion de présenter leurs interrogations ou les aspects qui les préoccupent.

Les managers doivent offrir à leurs équipes les outils de communication nécessaires à la tenue de ces réunions, comme les logiciels de visioconférence, de messagerie mobile ou de travail collaboratif. Ces outils permettent aux salariés de rompre leur sentiment d’isolement, et d’échanger leurs idées avec les autres collègues, dans le but de faire avancer un projet donné.

Contrairement aux correspondances écrites qui sont souvent impersonnelles, la vidéo propose un cadre de travail plus convivial, et elle est plus appropriée aux discussions revêtant un caractère techniquement complexe. Le choix de la meilleure technologie de communication doit reposer essentiellement sur le critère de la sécurisation des données qui transitent. D’un autre côté, et pour plus d’efficacité, les managers doivent établir à l’avance la fréquence et les règles des échanges.

Il est également souvent intéressant de donner aux salariés l’occasion d’interagir avec leurs collègues sur d’autres sujets que le travail, afin de maintenir le lien social malgré l’éloignement physique. Ainsi, les débuts de réunions peuvent être consacrés à prendre des nouvelles des collègues, ce qui contribue à diminuer l’isolement et à favoriser le sentiment d’appartenance.

Enfin, les salariés en télétravail apprécient énormément d’être encouragés par leurs managers, et soutenus dans cette nouvelle manière d’exercer leur activité professionnelle. Le travail à domicile génère en effet un état de stress et d’anxiété et les salariés ont besoin de ressentir de l’empathie de la part de leurs supérieurs, même s’ils leur demandent simplement comment ils vont.

Fournir les outils adaptés et réduire les difficultés techniques

Les outils collaboratifs de travail à distance ne cessent de se développer et deviennent de plus en plus performants. Pour les utiliser d’une manière optimale, les salariés en télétravail doivent disposer du matériel adéquat sans avoir à gérer les éventuels problèmes techniques.

Ainsi, les équipements doivent être adaptés aux usages escomptés et assez performants pour assurer une communication fluide, et les salariés doivent être formés à l’utilisation des logiciels collaboratifs. Les outils partagés permettent de travailler efficacement sur un même projet ou document tout en étant physiquement à des endroits différents.

Toutefois, l’utilisation d’outils technologiques pointus peut entraîner la survenue de problèmes techniques, qui compliquent encore plus les conditions du télétravail. Les salariés doivent donc être en mesure d’exercer leur activité en toute sérénité, avec les logiciels installés sur leurs machines, sans craindre des ruptures ou des arrêts. Les collaborateurs peuvent par exemple compter sur un groupe de support informatique désigné par les managers, pour les aider en cas de souci.

Les salariés doivent être encouragés à consulter les tutoriels, et à signaler toute difficulté, afin que le service technique leur propose une solution assez rapidement.

Dans ce contexte, les responsables RH et les managers jouent un rôle central dans :

  • La sensibilisation des équipes au bon usage des logiciels mis à leur disposition
  • La mise en place des bonnes pratiques
  • La formation des salariés aux différents outils collaboratifs
  • L’accompagnement quotidien des collaborateurs en leur offrant des conditions de travail optimales.

En ce qui concerne les équipements nécessaires au télétravail, c’est à l’employeur de prendre en charge l’ensemble des aspects liés au matériel, aux abonnements et à la maintenance, afin de garantir les mêmes conditions de travail qu’en présentiel.

Dans ce cadre, de nombreuses entreprises optent pour la location de matériel informatique, pour bénéficier des dernières technologies et d’un contrat d’assistance technique, tout en ayant la possibilité de remettre les ordinateurs ou les autres équipements une fois que le besoin n’y est plus. Il est alors à souligner que de nombreuses entreprises proposent aujourd’hui la location de tous types de matériel, comme la location Apple, les PC fixes ou portables, les tablettes, les Webcams et les casques audio.

Rester à l’écoute des collaborateurs et rompre le sentiment d’isolement

Pour lutter contre le stress lié à l’isolement, il est essentiel de créer un lien avec les collaborateurs en maintenant des rendez-vous quotidiens pour faire le point sur l’avancement du travail, et rythmer les journées des salariés.

Il est également utile de pratiquer un management personnalisé, en identifiant les besoins et les attentes de chaque membre de l’équipe. En effet, certains salariés sont moins autonomes ou moins à l’aise avec les outils technologiques que d’autres. Les responsables doivent donc adapter le management, ainsi que la fréquence des rendez-vous, au rythme de travail de chaque employé.

Être manager c’est aussi savoir écouter ses collaborateurs et détecter les éventuels signes de stress, d’irritabilité, de mal-être ou de démotivation. Si un changement de comportement est décelé, un dialogue doit rapidement être instauré pour atténuer le malaise, comprendre les préoccupations du salarié et lui permettre de travailler sereinement. Les services de santé et de ressources humaines peuvent être mis à contribution dans le soutien psychologique des salariés et la prise en charge de ce type de situations.

Adopter un management basé sur la confiance

En télétravail, le management n’est pas basé sur le contrôle, mais sur la confiance. Cette nouvelle organisation de l’activité professionnelle représente une occasion pour les salariés et les responsables de réviser leur manière de faire et de faire évoluer les mentalités.

Ainsi, les collaborateurs ont plus d’autonomie pour planifier leurs journées de travail et le déroulement des projets qu’ils ont à accomplir. Le travail à la maison permet en effet de réduire les périodes improductives comme le délai de trajet vers le lieu professionnel ou les pauses entre collègues, ce qui donne plus de liberté dans l’organisation des tâches.

Dans le cadre d’un management adapté, les responsables doivent indiquer à leurs collaborateurs les horaires où ils doivent être joignables pour pouvoir les contacter, leur fournir les outils de suivi à utiliser et les informer de la manière dont le travail sera évalué.

Ce respect de l’autonomie des membres de l’équipe et l’instauration d’un climat de confiance obligent le manager à bouleverser ses habitudes, en adoptant un nouveau type d’encadrement basé sur l’entraide et l’accompagnement. Ainsi, il devient possible d’inciter les équipes à respecter les horaires de travail et de réunions, sans pour autant utiliser les outils informatiques comme moyens d’espionnage.

En gardant un lien humain avec ses collaborateurs, en leur autorisant des moments de répit réguliers et en respectant leur rythme de travail, le manager met toutes les chances de son côté pour réussir l’expérience du télétravail.

Enfin, il est essentiel d’adapter la charge de travail pour qu’elle tienne compte des contraintes et des conditions de chacun.

Etablir une feuille de route avec des objectifs clairs

Le management doit être basé non seulement sur la confiance mais aussi sur une communication efficace. Ainsi, une feuille de route doit être établie pour tous les collaborateurs, y compris les managers, incluant l’ensemble des tâches à accomplir sur une semaine. Ce document peut être réalisé d’une manière collégiale, en impliquant tous les membres de l’équipe, afin de responsabiliser chacun d’entre eux sur l’engagement qu’il doit prendre. La feuille de route décrit clairement les objectifs à atteindre, qui doivent être validés par tous les salariés impliqués.

Le cadre du projet peut également inclure une charte de travail qui définit les modalités d’accomplissement de chaque étape, le rythme de télétravail nécessaire, les outils à mettre en place, ainsi que les aspects liés à la sécurisation des données.

Une fois la feuille de route établie, des points réguliers peuvent être organisés en visioconférence, pour à la fois :

  • Vérifier l’état d’avancement du planning
  • Rompre le sentiment d’isolement
  • Maintenir un encadrement personnalisé et plus humain
  • Rythmer les journées des télétravailleurs en maintenant une certaine régularité dans les échanges.

L’établissement d’une charte ou d’une feuille de route claire permet de donner du sens au travail effectué et de conserver la cohésion des membres de l’équipe, en les réunissant autour d’un objectif commun. En effet, il ne faut pas perdre de vue qu’un salarié isolé chez lui peut rapidement perdre de vue le fondement de sa mission, d’où l’importance du suivi et de l’accompagnement.

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