Recruter un nouveau collaborateur est un processus long et fastidieux. Une fois qu’il a signé son contrat de travail, il faut mettre toutes les chances du bon côté afin qu’il reste et qu’il puisse épanouir dans son nouvel environnement de travail. Pour donner l’image d’une entreprise organisée et attrayante et afin d’accompagner le salarié, le livret d’accueil est devenu au fil du temps un document indispensable.

Pourquoi le livret d’accueil est-il indispensable ?

Le livret d’accueil est un document stratégique pour la communication de votre entreprise. C’est plus qu’un support d’information. Il va permettre, dès l’arrivée du salarié, de comprendre le fonctionnement de l’entreprise et d’assimiler ses règles. C’est un support de communication où vont transparaître les valeurs et la culture de l’entreprise. C’est un outil de communication supplémentaire pour faire en sorte que les salariés ne partent pas à la fin de leur période d’essai. Si il s’avère indispensable, il ne doit néanmoins pas remplacer un accueil physique et chaleureux du salarié.

Quel logiciel utiliser pour créer le livret d’accueil ?

Le livret d’accueil peut-être réalisé par une entreprise externe. Cela a des avantages pour les moyennes entreprises. Mais comme le livret d’accueil peut évoluer au fil du temps, il sera nécessaire de le mettre à jour. C’est pour cela qu’il est plus simple de le faire réaliser en interne, par le service des ressources humaines ou par les services de communication de l’entreprise.

Il est possible de réaliser le livret d’accueil à l’aide de n’importe quel logiciel de traitement de texte comme Word ou Google Docs. Comme la majorité des salariés de l’entreprise savent sans doute utiliser ce type de logiciel, il sera plus facile à modifier si besoin. Si c’est le service de communication de la société qui s’en occupe, il utilisera sans doute des logiciels spécialisés de mise en page comme par exemple In Design. Le résultat sera plus attrayant mais il faut des personnes capables d’utiliser ces logiciels spécialisés.

Au bout du compte, le livret d’accueil est simplement un document en format PDF. Il faut donc pouvoir l’enregistrer dans ce format. Il pourra aussi être imprimé sur du papier à l’aide des imprimantes de l’entreprise. Mais pour plus d’effets, les grandes entreprises privilègeront l’impression par des professionnels.

Quel contenu insérer dans le livret ?

Le livret d’accueil est avant tout un outil de communication. Il doit bien sûr présenter des informations de manière claire et ordonnée mais, il doit aussi être attractif et facile à lire.

Le contenu textuel doit être limité à l’essentiel. Il vaut mieux utiliser des images ou des schémas pour présenter l’entreprise et son fonctionnement.

Un livret d’accueil se divise la plupart du temps en quatre rubriques distinctes: le mot de bienvenue, l’histoire de l’entreprise, le fonctionnement de l’entreprise, les informations additionnelles.

Le mot de bienvenue peut être rédigé par le manager ou par le directeur général de la société. Si le livret d’accueil est sous format papier, il est possible d’écrire à la main quelques mots d’encouragement pour le nouvel arrivant. Certaines entreprises préfèrent ajouter le mot de bienvenue dans l’e-mail qu’ils utilisent pour envoyer le livret d’accueil en format digital.

La partie sur l’histoire de l’entreprise va donner de plus amples informations sur les fondateurs de la société, l’état actuel de l’entreprise. Cette partie présente aussi des informations à propos du fonctionnement des différents pôles de l’entreprise. Il est recommandé d’utiliser un schéma ou un organigramme.

La dernière partie va regrouper toutes les informations qui n’ont pas leur place ailleurs. Il s’agit de donner des indications sur les horaires de travail, les organisations syndicales, les tickets restaurant, la mutuelle de santé de l’entreprise…

Mettre à jour le livret

Comme l’entreprise évolue au fil du temps, il est indispensable de mettre à jour le livret d’accueil. Cela peut être le cas lorsque l’organigramme de l’entreprise change ou lorsque l’entreprise déménage.

Pour éviter tout oubli, une personne des ressources humaines peut être désignée pour s’occuper de la mise à jour du livret.

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